Como escolher um coworking: checklist, perguntas e erros comuns

Para escolher um coworking, avalie localização, acesso, climatização, sala de reuniões, internet, horário, segurança e, principalmente, o contrato. Visite antes, trabalhe algumas horas no espaço e peça por escrito o que está incluído no plano.

Comece pelo que você precisa

Antes de visitar qualquer espaço, responda três perguntas. Quantos dias por semana você vai usar o coworking? Vai receber clientes? Precisa também do endereço para o CNPJ da empresa? As respostas mudam o plano certo e o que você deve cobrar na visita.

Quem vai ao escritório todo dia precisa de conforto para longas jornadas. Quem vai duas vezes por semana valoriza flexibilidade. Quem recebe clientes precisa de uma sala de reuniões disponível e de um endereço fácil de achar.

Checklist para avaliar um coworking

1. Localização: fica perto de onde você mora, dos seus clientes ou dos órgãos que você frequenta? Em Vitória, considere o trânsito nos horários em que você vai se deslocar.
2. Acesso: há transporte público por perto? Estacionamento na região? O prédio tem elevador e acessibilidade para clientes com mobilidade reduzida?
3. Climatização: os ambientes são climatizados? Em Vitória, isso faz diferença em boa parte do ano.
4. Sala de reuniões: existe? Como reservar? O uso está incluído no plano ou é cobrado à parte? Há limite de horas?
5. Internet: peça para testar a conexão na hora. Pergunte se há rede cabeada ou alternativa caso o Wi-Fi caia.
6. Contrato: qual o prazo mínimo? Como é o reajuste? Qual o aviso prévio para cancelar? Existe multa?
7. Endereço fiscal: o coworking permite usar o endereço no CNPJ? Isso está no mesmo plano ou é contratado à parte?
8. Segurança: como é o controle de entrada no prédio e no espaço? Onde você guarda seus pertences?
9. Horário: qual o horário de funcionamento? Funciona aos sábados? Ele combina com a sua rotina?
10. Ambiente: o nível de ruído permite fazer chamadas? Há lugar para ligações reservadas?

Endereço fiscal no mesmo lugar

Se você trabalha no coworking e quer registrar a empresa ali, verifique se o espaço oferece endereço fiscal. A Receita Federal admite que o estabelecimento seja um local próprio ou de terceiros, físico ou virtual (IN RFB 2.119/2022, art. 5º). O ponto de atenção é a correspondência: se a Receita enviar uma carta com aviso de recebimento e ela voltar, o CNPJ pode ser suspenso por não localização (art. 37, III). Por isso, entenda como o coworking trata as cartas que chegam em nome da sua empresa.

Entenda a diferença entre os serviços em endereço fiscal: o que é e para que serve e os riscos de endereço em CNPJ suspenso ou inapto por endereço.

Confirme também com o seu contador se a sua atividade pode funcionar naquele endereço. Em Vitória, atividades de baixo risco são dispensadas de alvará pelo Decreto 17.876/2019, inclusive no estabelecimento virtual, que é o de atividade tipicamente digital. Veja atividades de baixo risco em Vitória.

Perguntas para fazer na visita

• O que exatamente está incluído no valor do plano? E o que é cobrado à parte?
• Como funciona a reserva da sala de reuniões? Com quanta antecedência preciso reservar?
• Posso receber clientes? Há limite de visitantes?
• Qual a velocidade da internet? O que acontece se ela cair?
• Qual o prazo do contrato, o índice de reajuste e o aviso prévio para cancelar?
• Posso usar o endereço no CNPJ, no site e no cartão de visita?
• Como são tratadas as correspondências em nome da empresa?
• Qual o horário de funcionamento e como é o acesso fora dele?
• Posso fazer um teste antes de fechar?

Peça as respostas importantes por escrito, de preferência no contrato ou na proposta.

Erros comuns na escolha

Decidir só pelo preço

O plano mais barato pode não incluir sala de reuniões, ter horário curto ou cobrar à parte por itens que você usa toda semana. Compare o custo total do mês, com tudo o que você vai usar.

Não ler o contrato

Prazo mínimo, reajuste, multa e aviso prévio estão no contrato. Leia antes de assinar, principalmente se o plano for anual.

Não testar a internet e o barulho

Uma visita rápida não mostra como é trabalhar ali. Se possível, passe algumas horas no espaço, faça uma chamada de vídeo e veja se o nível de ruído permite concentração.

Esquecer do endereço da empresa

Muita gente contrata o coworking e mantém o CNPJ no endereço de casa, expondo dados pessoais. Outros registram o CNPJ no coworking sem confirmar se o plano permite. Resolva isso na contratação. Se você trabalha de casa hoje, leia endereço de casa no CNPJ.

Ignorar a localização para os clientes

Um espaço ótimo para você pode ser difícil para quem vem visitar. Pense no acesso de quem vai às reuniões.

Como comparar duas propostas

Coloque as propostas lado a lado numa tabela simples. Em cada linha, anote o valor mensal, o prazo mínimo, o reajuste, a multa de cancelamento, as horas de sala de reuniões, o horário de funcionamento e se o endereço fiscal está incluído. Depois, calcule quanto você pagaria em 12 meses em cada uma, somando o que é cobrado à parte. Muitas vezes, o plano que parece mais caro sai mais barato no ano, porque já inclui o que você usaria de qualquer forma.

Um exemplo em Vitória

Pense numa advogada que atende em casa e recebe clientes duas vezes por semana. Para ela, pesam a sala de reuniões, a climatização, a facilidade de acesso e a possibilidade de registrar o endereço da empresa no mesmo lugar. A Base Work, no Centro de Vitória, oferece espaço de trabalho com ambientes climatizados e sala de reuniões a partir de R$ 299,00 por mês e endereço fiscal a partir de R$ 49,90 por mês no plano anual; os detalhes estão em planos. Seja qual for o coworking, aplique o mesmo checklist e compare propostas por escrito.

Se você ainda está decidindo entre coworking e alugar uma sala, leia coworking ou sala comercial em Vitória.

Perguntas frequentes

Conteúdo informativo. Regras e valores mudam: confirme o seu caso com um contador antes de decidir.