Fator R no Simples Nacional: o que é, como calcular e quando muda o Anexo

O Fator R é a relação entre a folha de salários e o faturamento dos últimos 12 meses. Para várias atividades de serviço no Simples Nacional, ele decide se a empresa paga pelo Anexo III, mais barato, ou pelo Anexo V. Se a folha for igual ou superior a 28% da receita, a empresa vai para o Anexo III.

O que diz a lei

O Fator R está na Lei Complementar 123/2006, que criou o Simples Nacional. Duas regras funcionam juntas:

• Art. 18, § 5º-J: as atividades do § 5º-I, que ficariam no Anexo V, passam para o Anexo III quando a razão entre folha de salários e receita bruta for igual ou superior a 28%.
• Art. 18, § 5º-M: algumas atividades que ficariam no Anexo III vão para o Anexo V quando essa razão for inferior a 28%.

O cálculo usa os valores pagos e recebidos nos 12 meses anteriores ao mês de apuração (§ 5º-K). Ou seja, o Fator R é recalculado todo mês, e a empresa pode mudar de Anexo de um mês para o outro.

Por isso, o Fator R merece acompanhamento mensal. O contador faz a conta antes de gerar cada DAS, mas o empresário precisa saber que decisões como contratar, demitir ou mudar o pró-labore afetam diretamente o imposto dos meses seguintes.

O que entra na folha de salários

A lei define folha de salários como o total pago nos 12 meses anteriores a título de remuneração a pessoas físicas pelo trabalho, incluídas as retiradas de pró-labore, mais o que foi efetivamente recolhido de contribuição patronal previdenciária e de FGTS (art. 18, § 24). Na prática, entram:

• salários de empregados, inclusive 13º e férias;
• pró-labore dos sócios;
• FGTS recolhido;
• contribuição patronal ao INSS efetivamente recolhida.

Distribuição de lucros não é remuneração pelo trabalho e não entra na conta. Esse detalhe pesa muito para quem tem empresa sem funcionários.

Quais atividades dependem do Fator R

As listas estão nos §§ 5º-B, 5º-D e 5º-I do art. 18. Entre as mais comuns em escritórios de Vitória:

O enquadramento depende do CNAE e da descrição real da atividade. Confirme com o seu contador em qual inciso a sua empresa se encaixa.

Exemplo de cálculo

Uma empresa de engenharia faturou R$ 300.000,00 nos últimos 12 meses, uma média de R$ 25.000,00 por mês. Ela está na 2ª faixa dos dois Anexos (de R$ 180.000,01 a R$ 360.000,00).

Passo 1, o Fator R. Para chegar a 28%, a folha dos 12 meses precisa somar pelo menos R$ 84.000,00 (28% de R$ 300.000,00). É uma média de R$ 7.000,00 por mês, somando salários, pró-labore e encargos que entram na conta.

Passo 2, a alíquota em cada Anexo. A fórmula da lei é (RBT12 x alíquota nominal - parcela a deduzir) ÷ RBT12.

A diferença é de R$ 2.105,00 por mês. Com Fator R de 28% ou mais, a empresa paga menos da metade.

Como calcular o Fator R da sua empresa

A conta tem três passos simples:

1. Some a folha dos últimos 12 meses: salários, pró-labore, FGTS e INSS patronal efetivamente recolhidos.
2. Some a receita bruta dos mesmos 12 meses.
3. Divida a folha pela receita. Se o resultado for 0,28 ou mais, a empresa está no Anexo III.

Exemplo: uma agência de publicidade faturou R$ 480.000,00 em 12 meses e teve folha de R$ 130.000,00 no mesmo período. O Fator R é 130.000 ÷ 480.000 = 27,08%. Ela fica no Anexo V por pouco. Para chegar a 28%, a folha precisaria somar R$ 134.400,00, ou seja, mais R$ 4.400,00 ao longo dos 12 meses. Um ajuste pequeno, planejado com o contador, muda o Anexo da empresa.

Pró-labore: a decisão que costuma virar o jogo

Em empresas sem funcionários, a única forma de chegar aos 28% é o pró-labore dos sócios. No exemplo, um pró-labore de cerca de R$ 7.000,00 por mês resolveria. Mas o pró-labore tem custo próprio: sobre ele incidem a contribuição previdenciária do sócio, descontada pela empresa, e o imposto de renda na fonte pela tabela progressiva.

A conta certa compara três números:

1. a economia no DAS ao passar do Anexo V para o III;
2. o INSS e o imposto de renda que o pró-labore maior vai gerar;
3. o benefício de contribuir mais para a própria aposentadoria, que entra na decisão pessoal de cada sócio.

Como o cálculo usa 12 meses, aumentar o pró-labore só em um mês não resolve. O ajuste precisa ser planejado com antecedência e mantido ao longo do ano.

Cuidados práticos

• Recalcule todo mês. Um mês de faturamento alto pode derrubar o Fator R abaixo de 28%.
• Registre a folha corretamente. Pró-labore sem registro e sem recolhimento não entra na conta.
• Revise o CNAE. Atividade cadastrada de forma errada leva ao Anexo errado. A alteração passa pela Junta Comercial e pela Receita Federal.
• Atenção ao ISS. No Simples, o ISS vem dentro do DAS. A redução de alíquota da Prefeitura de Vitória não vale para optantes do Simples. Veja as regras em ISS em Vitória: alíquotas e ISS fixo.

Perguntas frequentes

Conteúdo informativo. Regras e valores mudam: confirme o seu caso com um contador antes de decidir.